Для чого потрібно оцифрувати трудову книжку і що буде, якщо цього не зробити

ЖК Uptown Будівельна компанія Ярко Ярковиця Чернівці Буковина

Головна мета оцифрування — зберегти інформацію про трудову діяльність людини та спростити призначення пенсії у майбутньому Реклама

В Україні триває перехід на електронні трудові книжки. До 10 червня 2026 року роботодавці та працівники мають можливість оцифрувати паперові трудові книжки та передати відомості до Пенсійного фонду України.

Чимало людей запитують: чи обов’язково це робити, чи не втратиться стаж та які переваги має електронна трудова книжка.

Як пояснила начальник відділу формування електронних трудових книжок Головного управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області Галина ГАТЕНЮК, головна мета оцифрування — зберегти інформацію про трудову діяльність людини та спростити призначення пенсії у майбутньому.

Особливо важливо оцифрувати трудові книжки людям, які мають стаж роботи до 1 січня 2004 року. Саме за цей період інформація часто відсутня в електронних державних реєстрах. Дані про роботу після 2004 року переважно вже містяться у Реєстрі застрахованих осіб.

Електронна трудова книжка має багато переваг. Вона дозволяє автоматично призначати пенсію без додаткового збору документів. Людина може у будь-який час перевірити свій страховий стаж через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Крім того, цифрові дані захищені від втрати чи пошкодження паперових документів.

Якщо трудову книжку не оцифрувати, стаж не втратиться. Паперова трудова книжка залишається чинним документом. Її можна буде подати безпосередньо під час звернення за призначенням пенсії. Законодавством не передбачено жодних штрафів ні для працівників, ні для роботодавців за несвоєчасне оцифрування документів.

Однак фахівці радять не відкладати цю процедуру. Якщо дані не внесені до електронного реєстру завчасно, можуть виникнути труднощі з підтвердженням окремих періодів роботи. Це особливо актуально у випадках втрати трудової книжки, нечітких записів або ліквідації підприємств, де працювала людина. У деяких випадках доведеться додатково збирати довідки або навіть звертатися до суду.

Подати документи для оцифрування можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або звернутися до сервісного центру. Також це може зробити роботодавець. Для завантаження потрібні якісні кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки, а також інших документів, які підтверджують страховий стаж.

Після завершення перехідного періоду основним джерелом інформації про трудову діяльність стане електронний Реєстр Пенсійного фонду України. Саме електронна трудова книжка матиме пріоритет.

Однак паперова трудова книжка не скасовується повністю. Відповідно до змін у трудовому законодавстві паперова трудова книжка після оцифрування зберігатиметься у працівника. Роботодавець не зобов’язаний постійно її зберігати у себе, але на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до неї записи про:
- прийняття на роботу;
- переведення;
- звільнення;

- заохочення та нагороди.

Тобто якщо працівник просить внести запис у паперову трудову книжку, роботодавець не має права відмовити.

Також закон передбачає, що для працівника, який уперше працевлаштовується, паперова трудова книжка може оформлятися роботодавцем на вимогу працівника.

Водночас у повсякденній роботі після 10 червня 2026 року основним обліком стане саме електронний формат. Більшість кадрових процедур та підтвердження стажу здійснюватимуться через електронний реєстр Пенсійного фонду України.
Фахівці пенсійної служби рекомендують не зволікати з оцифруванням документів. Це допоможе уникнути проблем під час оформлення пенсії та забезпечить надійне збереження інформації про трудову діяльність людини.