Перевезення офісних архівів і документації — важливий процес, від якого залежить збереження цінної інформації компанії. Багато організацій стикаються з необхідністю переміщення великих обсягів паперових документів під час переїзду до нового офісу, оптимізації зберігання архівів або під час передачі документів до державних архівів.

Однак мало просто зібрати коробки з теками і замовити послуги з транспортування вантажу. Потрібно дотримуватися певних правил і рекомендацій, щоб гарантувати цілісність і конфіденційність документів. У цьому всьому ми сьогодні й розберемося.

Чим складне транспортування документів до нового офісу?

• Забезпечення збереження. На відміну від звичайних меблів або техніки, документи дуже легко пошкодити. Вони бояться вологи, перепадів температур, фізичних впливів. Пом'яти або порвати важливі папери простіше простого.
• Суворий порядок. Зазвичай документи зберігаються в певній послідовності (за датами, назвами, номерами тощо). Цей порядок потрібно зберегти й в новому офісі, інакше потім буде дуже складно щось знайти.
• Конфіденційність. В архівах компаній часто міститься закрита інформація, яка не підлягає розголошенню. Якщо під час перевезення такі документи потраплять не в ті руки, це може створити серйозні проблеми.
• Необхідність спеціальних умов. Деякі види документів (наприклад, рідкісні книги або старовинні сувої) потребують особливих умов зберігання і перевезення: певної температури, вологості, світлового режиму тощо. Для них може знадобитися спецтранспорт і обладнання.

Як організувати перевезення офісних документів?

Щоб грамотно організувати транспортування офісного архіву, скористайтеся нашими порадами:

1. Під час вибору перевізника віддавайте перевагу компаніям із досвідом транспортування архівів і документів. Вони використовують спеціально обладнані машини та знають, як грамотно організувати процес. Наприклад, послуги офісного переїзду в Києві можна замовити ось тут davay-pereedem.com/ua/ofisnyi-pereizd-kyiv.
2. Проведіть попереднє сортування документів. Відокремте важливі папери від тих, які можна без наслідків утилізувати. Наприклад, рахунки та договори 10-річної давності навряд чи знадобляться, а ось статутні документи компанії потрібно обов'язково зберегти.
3. Розподіліть документи по теках і коробках. Постарайтеся зберегти звичну структуру архіву. Так, якщо у Вас були окремі теки для договорів, накладних, кадрових наказів тощо. — розподіліть папери за цим же принципом. Це суттєво полегшить роботу з архівом після переїзду.
4. Пронумеруйте та промаркуйте кожну коробку. Напишіть на ній, які саме документи в ній знаходяться (наприклад, «Договори 2020-2024 рр.»). Складіть загальний опис коробок в Excel або іншій програмі. Так Ви завжди знатимете, де шукати потрібну теку.
5. Виберіть відповідну тару. Коробки мають бути міцними, щоб не розвалитися під час навантаження і в дорозі. Також вони мають повністю закриватися, захищаючи вміст від пилу і вологи. Для особливо цінних паперів використовуйте водонепроникні пластикові контейнери.
6. Підготуйте необхідні витратні матеріали. Вам знадобиться пакувальний папір або бульбашкова плівка, щоб обернути теки та запобігти їхньому пошкодженню. Не завадять також канцелярські гумки, скотч, маркери, ножиці.

Як розібрати документи після офісного переїзду?

Коли Ви вже переїхали, залишається тільки правильно розібрати документи. Для цього Вам потрібно:

• Звіряйте фізичне розташування документів з обліковими даними. На практиці це означає, що якщо за описом документи за 2022 рік мають бути в коробці №5, то саме там вони й мають опинитися після розбирання. Якщо ви бачите, що фактичне розташування паперів відрізняється від облікових записів — виправляйте це.
• Створюйте тимчасове сховище. Якщо дозволяє місце — виділіть під тимчасове сховище документів цілу кімнату. Там ви зможете розкласти коробки й теки так, щоб до них було зручно підійти для поетапного розбирання. Якщо окремої кімнати немає, то підійдуть стелажі або навіть столи.
• Розміщуйте документи відразу за призначенням. Наприклад, якщо під час розбирання вам трапляються рахунки-фактури — відносьте їх відразу в бухгалтерію. Договори — в юридичний відділ. Такий підхід із самого початку задасть правильну структуру зберігання і виключить подвійну роботу.
• Утилізуйте непотрібне. Наприклад, під час розбору вам можуть попастися чернетки документів або старі рекламні буклети, які вже неактуальні. Сміливо позбувайтеся їх. Для цього заведіть окрему коробку або мішок. Туди можна складати всі папери, які точно не знадобляться в роботі та будуть знищені.
• Працюйте в команді. У вас напевно є співробітники, які особливо добре знають, які документи де мають зберігатися. Зазвичай це секретарі, помічники керівників, архіваріуси. Обов'язково залучіть їх до розбору паперів. Вони можуть дати цінні поради, допомогти швидше зорієнтуватися в документах і грамотно організувати процес.